Louvre Hotels Group

Transformation du contrôle de gestion et mise en place d'une approche BBZ

En bref

Louvre Hotels Group est le 2ème groupe hôtelier mondial, filiale de Jin Jiang International.

Dans le cadre d’un plan de transformation digitale global sur 3 ans, le contrôle de gestion a impulsé la digitalisation du pilotage de la performance de l’entreprise avec un 1er projet EPM en 2019 : la solution Oracle EPM Cloud (PBCS) a été mise en place pour l’élaboration budgétaire, le forecast et le reporting mensuel, dans une dimension internationale.

Contexte & enjeux

L’élaboration budgétaire sur le périmètre corporate impliquait quelque 80 contrôleurs de gestion et budget owners qui échangeaient des centaines de tableurs Excel et travaillaient par incrémentation par rapport à l’année précédente. Une fois finalisé, le budget était chargé dans Essbase afin d’alimenter le reporting.

Sortir le budget d’Excel était devenu un impératif pour accélérer et fiabiliser un processus trop lourd et chronophage, non documenté, et dont la connaissance reposait sur un contrôleur de gestion unique.

Par ailleurs, le passage à un budget base zéro (BBZ) était nécessaire pour assainir la base de coûts et a fait l’objet d’un 2d projet confié à Nell’Armonia.

Mise en place de la solution

La solution de pilotage Oracle EPM Cloud a été mise en place pour outiller, sécuriser et accélérer le processus budgétaire et pour refondre le reporting : rationalisation du référentiel analytique, automatisation de l’ensemble des calculs de consolidation gérés sous Excel.

Oracle EPM Cloud a été choisie sur des critères de robustesse et d’évolutivité.
Un impact du changement limité et une courbe d’apprentissage plus rapide pour les équipes FP&A qui travaillaient déjà sur des applications Oracle ont également été des arguments décisifs.

Le projet BBZ

Habituellement, les hypothèses budgétaires de l’année à venir étaient construites en prenant en compte une année de référence, avec des fourchettes d’évolution à la hausse ou à la baisse compte tenu des perspectives macroéconomiques et/ou des évènements et projets connus en interne. La brutalité de la crise COVID19 et de ses conséquences ont immédiatement et durement impacté le secteur hôtelier et de facto invalidé les budgets 2020.
En réaction, la direction financière a dû faire preuve d’agilité en réalisant une projection de mi-année avec une approche Budget Base Zéro (BBZ), en un temps record.

Elaborer une nouvelle feuille de route en repartant d’une feuille blanche nécessitait en effet de repenser l’approche budgétaire à court et moyen termes.

Le contexte de crise a ainsi été vecteur d’opportunités pour :

  • Transformer l’état d’esprit en interne, changer la manière de travailler et activer rapidement des leviers d’optimisation,
  • Capitaliser sur les capacités évolutives offertes par la plateforme intégrée modulaire de l’EPM Cloud (Oracle PBCS) qui était déjà en place.

Bénéfices

  • Meilleur alignement du processus budgétaire sur la stratégie du Groupe et les objectifs.
  • Changement d’état d’esprit avec une forte adhésion des budgets owners à cette nouvelle démarche budgétaire favorisant la conduite du changement.
  • Aide à la décision, avec priorisation des projets et réallocation des ressources aux bons endroits dans un contexte de crise.
  • Recentrage du rôle du FP&A sur l’accompagnement à la prise de décision et plus largement de la Finance en tant que « co-pilote » du business et de l’organisation.
  • Spécifiquement pour le projet BBZ : un projet qui s’auto-finance et dont le ROI n’est pas seulement financier puisqu’il a permis de flexibiliser la structure et d’identifier un potentiel de rationalisation à plus long terme.
  • Capitalisation sur une solution technique en place.

Autres références