RPA Robotic Process Automation
RPA & Chatbots pour les processus de Reporting financier

Processus de Reporting : RPA, une partie de la solution (2/2)

RPA & Chatbots pour les processus de Reporting financier (2/2)

Pour les directions financières, les projets de RPA sont avant tout un moyen d’accroître la productivité de la fonction finance en gagnant du temps et en permettant une plus grande fiabilité. Parmi les autres raisons de sauter le pas, sont citées la simplification des processus, l’amélioration de la sécurité et la réduction des coûts.

 

RPA : une partie de la solution 

La RPA, nouvelle technologie permettant d’automatiser les processus et les actions des utilisateurs soit par l’enregistrement de ces dernières ou par la modélisation puis l’automatisation des processus, est une des méthodes testées actuellement par de grands groupes afin de rationaliser leur activité et développer leur performance.

Dans le 1er article de ce dossier "RPA et processus de reporting", nous recensions les tâches manuelles à faible valeur ajoutée, génératrices de délais, de coûts et de démotivation des équipes. Nous montrons ici que dans les directions financières, de nombreux processus peuvent être pris en charge par la RPA.

 

La Robotic Process Automation (RPA) consiste à remplacer un processus humain intellectuellement basique, pouvant consister à des manipulations avancées, et répétitif, par un robot qui mime les actions humaines, pour des gains de temps allant de 20 à 300% ! L’automatisation robotique est une technologie mature, déjà mise en œuvre avec succès dans une grande variété de secteurs, pour des gains significatifs en termes de qualité de produits et de services.

Avec un faible coût d’implémentation relatif à son installation en surcouche des systèmes informatiques existants de l’entreprise, une rapidité de traitement des tâches répétitives sans erreur et un fonctionnement en 24/7, la RPA émerge comme étant très adaptée à la gestion des tâches récurrentes, à l’exemple de la gestion des exercices de reporting et budgétaires ou le traitement de requêtes récurrentes des clients.

 

Ces nouvelles solutions de robotisation permettent de :

  • Automatiser non seulement les tâches répétitives mais également celles qui nécessitent des ressaisies dans des systèmes différents (par exemple la ressaisie des données financières d’un reporting) : la RPA permet donc de supprimer les va-et-vient récurrents entre systèmes non intégrés.
  • Supprimer les tâches redondantes et chronophages, les moins appréciées des gestionnaires.
  • Supprimer les erreurs de saisie ou d’inattention.
  • Garantir le respect des procédures opérationnelles.
  • Faciliter les activités de contrôle et d’audit au sein des opérations.
  • Orchestrer et gérer un parc de robots suivant la volumétrie à traiter.
  • Mobiliser les collaborateurs sur les exceptions ou les cas plus complexes non traités par la RPA.

Et les bénéfices escomptés sont nombreux :

  • Amélioration des délais de traitement et de la satisfaction client,
  • Augmentation de la qualité en évitant les erreurs humaines,
  • Disponibilité 7J/7, 24h/24h, y compris pendant les pics d’activité,
  • Adaptation facilitée au cadre législatif contraignant et en permanente évolution,
  • Solutions évolutives capitalisant sur le système d’information existant.

 

Dans les directions financières, de nombreux processus peuvent être pris en charge par la RPA

Sans surprise, 2018 a marqué un intérêt croissant pour les projets de Robotic Process Automation, testés par un tiers des directions financières interrogées dans le cadre d'une étude réalisée par le cabinet Mazars. « La RPA se diffuse dans les organisations de façon grandissante, commente Sébastien Ledent, associé chez Mazars. L’année 2019 est celle de la mise en œuvre d’un déploiement massif pour les entreprises bloquées à l’étape du proof of concept. »

Pour les DAF interrogés, les projets de RPA sont avant tout un moyen d’accroître la productivité de la fonction finance en gagnant du temps (77 %) et en permettant une plus grande fiabilité (60 %). Parmi les autres raisons de sauter le pas, sont citées la simplification des processus (56 %), l’amélioration de la sécurité (40 %) et la réduction des coûts (33 %).

 

Les freins à la RPA restent toutefois nombreux

En premier lieu, les blocages des équipes seraient à l’origine d’un échec sur quatre. Les DAF prennent donc les devants pour s’assurer du succès des expérimentations RPA : 67 % d’entre eux ont mis en place des formations dédiées pour préparer leurs équipes et 65 % ont instauré une politique de gestion du changement.

Pour autant, cette même étude Mazars met en lumière que ces initiatives de robotisation sont aujourd’hui essentiellement ciblées sur les outils opérationnels financiers (les ERP). Très peu, voire aucune action n’a à ce jour été menée pour robotiser les processus de reporting et budgétaires.

 

Nell’Armonia, spécialiste du pilotage de la performance, présent auprès des directions financières au sein de 300 groupes en France et en Europe, a abordé ce sujet avec ses clients.

La réponse des directeurs financiers est assez éloquente : ils ont effectivement conscience que la robotisation de certains aspects de leurs processus de reporting et budgétaires leur apporterait de la valeur. Mais ils s’avouent démunis lorsqu'il s'agit d’identifier précisément quelle(s) action(s) mériterait de faire l’objet d’une robotisation au sein de leur processus dont ils jugent qu’ils sont tellement spécifiques, que leur robotisation (qui implique une certaine standardisation) s’avèrerait impossible ou trop coûteuse.

Notre expérience de 15 ans de ces processus nous a malgré tout convaincu du contraire : un grand nombre d’actions au sein d’un processus de reporting s’avèrent, par expérience, assez standard, quelle que soit l’entreprise, et peuvent donc faire l’objet d’une robotisation.

Quelles actions peut-on robotiser au sein d'un processus de reporting ?

Voici quelques exemples concrets, issus de l'expérience :

  • Collecte des données :
    - Automatisation de l’interfaçage avec des sources de données (ERP, …).
  • Validation des données :
    - Automatisation des rapprochements d’intra-groupes et de l’envoi d’alertes aux filiales en écart.
    - Automatisation du lancement des contrôles de cohérence et du feedback aux filiales, leur expliquant la manière de résoudre ces contrôles.
  • Pilotage du processus :
    - Automatisation de la relance des filiales en retard.
    - Automatisation de la mise à jour des droits d’accès pour les nouveaux utilisateurs en filiale.
    - Automatisation des réponses aux questions des filiales.

 

De nombreux cas d'usage peuvent être éligibles à la robotisation.

Nous recommandons une approche d’identification de ces processus qui s’appuie sur l’expérience des acteurs de l’entreprise, qui sont les « mieux sachant » quant aux processus les moins efficients et les mieux à même de faire l’objet d’une robotisation.

Notre approche déroule ainsi plusieurs étapes : une première phase de brainstorming visant faire exprimer ces processus par les acteurs de l’entreprise, une deuxième phase de qualification et de choix des processus éligibles à la RPA, puis une phase de mise en œuvre de la robotisation des processus les plus adaptés.

 

Auteur

Eric Leroy Nell'Armonia
Eric Leroy
Président, Nell'Armonia

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